HUISHOUDELIJK REGLEMENT

ALGEMEEN
De statuten van de algemene sportvereniging Swift’64 zijn op 20 april 2018 gewijzigd. Hoewel een huishoudelijke reglement niet verplicht is, heeft de vereniging gekozen een huishoudelijk reglement op te stellen. In dit huishoudelijke reglement zijn afspraken, regels en richtlijnen, in aanvulling op de wettelijke verplichtingen en de statuten beschreven. Uiteraard mag het huishoudelijke reglement, en de daaraan gekoppelde afdelingsreglementen, niet in tegenspraak zijn met de statuten en het verenigingsrecht. Als dit toch het geval is, hebben het verenigingsrecht en de statuten voorrang boven het huishoudelijke reglement.

1.
Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni daaropvolgend.

2.
ALGEMEEN BESTUUR.
– Het algemeen bestuur bestaat uit de voorzitters van de afdelingen;
– Bij toerbeurt wordt in het algemeen bestuur de voorzitter, de penningmeester en de secretaris gekozen;
– De termijn voor de voorzitter, de penningmeester en de secretaris is maximaal één jaar;
– De volgorde wordt in de eerst mogelijke volledige vergadering vastgelegd;
– Dit wordt jaarlijks geactualiseerd en in de ledenraad geaccordeerd;
– Het algemeen bestuur vergadert viermaal per jaar als basis, extra vergaderingen worden op basis van noodzaak gepland.

3.
AFDELINGSBESTUUR.
– Elke afdeling kiest in de algemene ledenvergadering van de afdeling een bestuur;
– Bestuursleden worden voor een periode van drie jaar gekozen;
– Bij aftreden zijn zij direct herkiesbaar;
– Bij tussentijds aftreden voorziet het bestuur in de vacature tot de algemene ledenvergadering van de afdeling;
– Een lid van het afdelingsbestuur kan, als 2/3 van het aantal aanwezige stemgerechtigde leden dit op de afdelingsjaarvergadering eist, in de algemene ledenvergadering worden geschorst of ontslagen;
– Een afdelingsbestuur bestaat uit een oneven aantal van minstens drie leden;
– Dit bestuur organiseert in overleg met de leden de gang van zaken binnen de afdeling;
– Waar nodig wordt dit in een afdelingsreglement vastgelegd;
– Elk afdelingsbestuur is binnen de afdelingsbegroting gerechtigd tot het tekenen van contracten en voor het doen van uitgaven;
– Bij bedragen groter dan € 2500,= is er altijd overleg met het algemeen bestuur dan wel de ledenraad;
– De afdelingsvoorzitter vertegenwoordigt het afdelingsbestuur in het algemeen bestuur;
– Deze brengt in de bestuursvergadering van de afdeling verslag uit van de vergadering van het algemeen bestuur.

4.
COMMISSIES.
– Voor activiteiten die niet direct verband houden met een afdeling, kunnen met instemming van de ledenraad werkgroepen (enkelvoudige doelstelling, tijd gelimiteerd) / commissies (meervoudige, complexe doelstelling, tijd gelimiteerd) worden ingesteld;
– Het algemeen bestuur geeft vooraf richtlijnen (context, probleemstelling, doelstelling, gewenst resultaat) aan de commissies en spreekt wijze van verantwoording af.

5.
CONVENANT AFDELING VOETBAL EN KANTINE.
a. Exploitatie kantine en onderhoud gebouwen
– Afdeling Voetbal (hierna AV) exploiteert de kantine, dit is inclusief onderhoud
– AV treft een reservering van 5% van de omzet voor het in stand houden van de gebouwen;
– Deze reservering wordt inzichtelijk gemaakt op de balans van de kantine;
– Deze reservering wordt alleen gebruikt voor onderhoud en investeringen;
– Er is permanent een bedrag voor onvoorzien á € 7.000,=;
– De prijzen voor de consumpties worden zo veel mogelijk gelijk gehouden. Eventuele aanpassingen van deze prijzen, op basis van indexering en gestegen kosten worden door de penningmeester van de kantinecommissie onderbouwd. Aanpassingen van de prijzen kunnen, zonder akkoord van het algemeen bestuur, nooit hoger dan de wettelijke indexering zijn;
– AV maakt afspraken met de leveranciers;
– Contracten die alleen door de kantinecommissie worden aangegaan zijn, tenzij anders afgestemd met AB, voor de maximale termijn van 1 jaar;
– Afdelingen krijgen een korting van 25% de consumptiekosten eigen gebruik bij vergaderingen;
– AV mag veranderingen aanbrengen in de kantine. Voor grote veranderingen en investeringen is eerst afstemming met het AB nodig. Bij uitgaven boven de € 5000,= vindt altijd afstemming plaats met het AB;
– Verzekeringen van gebouwen valt onder de begroting van AV/kantine;
– Opbrengst BSO valt onder de begroting van AV/kantine;
– Kantinecommissie wordt gevormd door de AV. Deze zorgt voor het operationele beheer;
– Afdelingen kunnen gebruik maken van de kantine in overleg met de kantinecommissie;
– Mocht er geen bezetting op enig moment in de kantine zijn dan is betreffende afdeling zelf verantwoordelijk voor het invullen van de bezetting. Daarbij moeten de regels voor openstelling bar (Horeca-wetgeving, gekwalificeerd personeel, hygiëneregels) in acht worden genomen. Eventuele kosten welke voor bezetting gemaakt moeten worden komen ten laste van de betreffende afdeling;
– De afdeling die gebruikt maakt van de kantine krijgt 15% van de zelf gerealiseerde omzet;
– Kantine begroting blijft apart omdat de vereniging daarvoor als vereniging belastingplichtig is;
– Rendement van de kantine valt na betaling van alle verplichtingen vrij voor de afdeling voetbal.

b. Sponsoring
– Opbrengsten en kosten door sponsoring wordt door afdelingen bijgehouden in afdelingsbegroting;
– In verband met fiscale grens voor sponsoring worden hiervoor in de begrotingen aparte regels aangemaakt.

c. Zeggenschap en verantwoordelijkheden
– De Ledenraad (en namens deze het algemeen bestuur) is eindverantwoordelijk;
– In de vergaderingen van het algemeen bestuur wordt inzicht gegeven over (financiële)ontwikkeling kantine;
– Binnen een maand na ieder kwartaal worden de cijfers inzichtelijk gemaakt;
– De gekozen werkwijze met betrekking tot de kantine aansturing voor de afdeling voetbal geldt zolang de cijfers uitwijzen dat de kantine goed bestuurd wordt.

d. Gebouwen
– Gebouwen (kantine, kleedkamer) staan op de balans van de vereniging.

e. Omslagheffing
– Alle kosten van de gezamenlijke, afdelingoverschrijdende zaken worden door de vereniging betaald;
– Deze kosten door middel van de ‘Omslagheffing’, volgens een jaarlijks vast te stellen verdeelsleutel toegerekend aan de afdelingen;
– De “Omslagheffing’ is een regeling binnen de vereniging die jaarlijks wordt geactualiseerd en vastgesteld door de Ledenraad.

f. Oorsprong convenant
– De oorspronkelijke uitgangspunten zijn op 30 juni 2015 vastgelegd in het “Convenant afdeling Voetbal en kantine binnen vereniging Swift ’64”.

6
LIDMAATSCHAP
– De wijze waarop het lidmaatschap kan worden verkregen is omschreven in art. 3 van de statuten;
– Personen zijn formeel lid van de vereniging;
– Afdelingen beheren ledenadministratie (in- en uitschrijving, contributie) voor de eigen afdeling in overeenstemming met de vigerende regels van de sportbond waarbij de afdeling is aangesloten;
– Iedere afdeling beschrijft in het afdelingsreglement de manier om lid te worden, de manier om het lidmaatschap op te zeggen en de verplichtingen bij tussentijdse opzegging;
– De contributie voor leden, jeugdleden, kaderleden en donateurs worden jaarlijks door de ledenraad op voorstel van de afdelingsledenvergadering geaccordeerd. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie.

7
TAAK VAN DE VOORZITTER.
– De voorzitter leidt de vergaderingen van het algemeen bestuur en de Ledenraad;
– De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en verder alle regelingen, bepalingen en besluiten;
– De voorzitter is de officiële woordvoerder van de vereniging;
– De voorzitter beëindigd discussie bij agendapunten en rondt deze af, tenzij minimaal 1/3 van de ter vergadering aanwezige stemgerechtigde leden verzoekt door te gaan;
– Officiële uitgaande stukken worden mede door de voorzitter.

8
TAAK VAN DE SECRETARIS.
– De secretaris verzorgt de correspondentie en administratie van de vereniging voor zover deze niet door de afdelingen wordt gedaan;
– De secretaris stelt de conceptagenda voor vergaderingen op en verzorgt verslaglegging;
– Alle uitgaande stukken worden door de secretaris namens de vereniging ondertekend;
– De secretaris archiveert inkomende en uitgaande stukken;
– Het archief van de vereniging is onder beheer van de secretaris;
– Op de jaarlijkse ledenraadsvergadering brengt de secretaris het jaarverslag uit.

9
TAAK VAN DE PENNINGMEESTER.
– De penningmeester is eindverantwoordelijke voor het beheer van de geldmiddelen van de vereniging;
– De penningmeester heeft daartoe inzage in het beheer door afdelingspenningmeesters en heeft een aantal malen per jaar overleg met deze groep;
– Alle ontvangsten en uitgaven worden zodanig bijgehouden, dat de baten en schulden van de vereniging algemeen te allen tijde aanstonds kunnen worden beoordeeld;
– Betalingen namens de vereniging worden door de penningmeester uitsluitend gedaan binnen vooraf door het algemeen bestuur vastgestelde kaders of na instemming van andere bestuursleden (6 ogen);
– Op de jaarlijkse ledenraadsvergaderingen brengt de penningmeester verslag uit over het beheer, tevens dient de penningmeester een begroting in betreffende de inkomsten en uitgaven voor het nieuwe verenigingsjaar;
– Het algemeen bestuur kan de penningmeester te allen tijde verzoeken inlichtingen te verstrekken;
– De penningmeester stelt samen met de penningmeesters van de afdelingen het financieel jaarverslag op;
– De penningmeester wordt jaarlijks voor het financieel beleid gedechargeerd bij besluit van de ledenraad.

10
LEDENRAAD.
– Tweemaal per jaar wordt een ledenraadsvergadering gehouden.;
– Op de agenda van de ledenraadsvergadering staan de volgende punten
a. notulen vorige vergadering
b. financieel jaarverslag penningmeester
c. jaarverslagen afdelingen
d. begroting komende verenigingsjaar
e. accorderen contributies afdelingen en donateurs
f. accorderen van – eventuele wijzigingen in – huishoudelijke reglement en afdelingsreglement
f. verkiezing algemeen bestuur en commissies.

11
AFDELING.
– Afdelingen stellen in verlengde van de statuten en dit huishoudelijk reglement in de jaarlijkse ledenvergadering een afdelingsreglement vast (zie model in bijlage)
– Afdelingen houden ieder jaar in april een ledenvergadering – Op de agenda van de ledenvergadering staan minimaal de volgende punten
a. jaarverslag (algemeen en per commissie)
b. financieel verslag
c. begroting voor het komende verenigingsjaar
d. vaststelling contributie
e. bestuursverkiezingen
f. benoeming ledenraadsleden
g. vaststellen afdelingsreglement voor het komende jaar
g. overig

12
KANDIDAATSTELLING ALGEMEEN BESTUUR. AFDELINGSBESTUUR, LEDENRAAD.
– Ingeval van een vacature in het bestuur vermeldt de agenda één of meer kandidaten welke door het bestuur worden voorgedragen;
– Tegenkandidaten kunnen tot één uur voordat de vergadering plaatsvindt, schriftelijk, ondertekend door ten minste vijf leden, bij de secretaris worden opgegeven. Zijn er geen tegenkandidaten en vermeldt de agenda maar één kandidaat, dan geldt de op de agenda geplaatste kandidaat als gekozen. In alle gevallen wordt een stemming gehouden om de benoeming te legitimeren;
– Voor de verkiezing van commissieleden worden door het bestuur een of meer kandidaten gesteld voor elke vacature. De kandidaatstelling dient op de agenda vermeld te worden. De tegenkandidaten dienen akkoord te gaan met een eventuele benoeming, zij dienen dit schriftelijk te bevestigen;
– Ledenraadsleden worden door het afdelingsbestuur voorgedragen

13
BESLISSEN.
– Het algemeen bestuur en het afdeling zijn bevoegd te besluiten indien tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

14
SANCTIES.
– Het afdelingsbestuur is bevoegd een lid voor ten hoogste één jaar in de uitoefening van zijn rechten binnen de vereniging te schorsen.
– Als reden voor de schorsing komen o.a. in aanmerking: wangedrag en het niet nakomen van geldelijke verplichtingen

15
BELEID MET BETREKKING TOT GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG.
– Elke afdeling besteed in het afdelingsreglement, in overeenstemming met vigerend beleid van de betreffende sportbond, aandacht aan preventie en aanpak van grensoverschrijdend gedrag;
– Elke afdeling regelt voor nieuwe vrijwilligers en bestuursleden het aanvragen van de ‘Verklaring Omtrent Gedrag’.

16
SLOTBEPALING.
– In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het algemeen bestuur.

Vastgesteld in de Ledenraadsvergadering