Privacy Beleid

Als betrokkene (leider, trainer of ander vrijwilligerswerk) bij Swift ’64 moet u op de hoogte zijn van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) ivm de privacywet die van kracht is sinds 2018. Lees de onderstaande documenten door.

 

1. Privacy Beleid, vastgesteld door bestuur versie 180411

Swift’64 Voetbal hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In het Privacy Beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Swift’64 Voetbal houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
– uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in het Privacy Beleid;
– verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
– wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Swift’64 Voetbal zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

2. Verwerking van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en sponsoren

Persoonsgegevens van klanten, leveranciers en sponsoren worden door Swift’64 Voetbal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– administratie;
– communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
– uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht of overeenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht of overeenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Swift’64 Voetbal de volgende (persoons)gegevens van u vragen:
– voornaam;
– tussenvoegsel;
– achternaam;
– (zakelijk) telefoonnummer;
– (zakelijk) emailadres;
– IBAN nummer

Uw persoonsgegevens worden door Swift’64 Voetbal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

3. Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Swift’64 Voetbal verwerkt om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst.

Voor dit doel kan Swift’64 Voetbal de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– voornaam;
– tussenvoegsel;
– achternaam;
– telefoonnummer;
– emailadres;
– geboortedatum;
– kopie ID;
– BSN-nummer;
– bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Swift’64 Voetbal opgeslagen (Dropbox) ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode Gedurende de periode dat men een
contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

4. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de ledenadministratie (Sportlink);
– Het verzorgen van de competitieadministratie (Sportlink);
– Het verzorgen van de (financiële) administratie (SnelStart);

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie of belastingdienst in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming (getekend aanmeldformulier) is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Swift’64 Voetbal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens
van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld
de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens Swift’64 Voetbal van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren persoonsgegevens in verslagen als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze functionarissen zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens:
Swift’64 Voetbal
Sportweg 2
8255PX Swifterbant
swiftbestuur@swift64.nl

Versie 18 april 2018 Vastgesteld in Algemene Ledenvergadering Swift’64 Voetbal

AVG – Algemene verordening gegevensbescherming

Betreft: AVG – aandachtspunten bij communicatie

Eerst even de feiten: vanaf 25 mei 2018 zijn alle organisaties die in Europa actief zijn, verplicht persoonsgegevens goed te beheren en te beschermen. Wat onder ‘goed’ valt, staat in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De gedachte achter deze verordening is dat de privacy van burgers en consumenten beter beschermd moet worden. Organisaties die niet kunnen aantonen dat ze zich aan de AVG houden, lopen het risico op een boete. Swift’64 Voetbal heeft het privacybeleid beschreven en grotendeels op de website geplaatst.

Voor Swift’64 zijn er een aantal punten belangrijk om steeds aan te denken.

Gegevens verzamelen en gebruiken.

Bij diverse aktiviteiten worden gegevens van leden verzameld. Voor de ledenadministratie, maar ook voor indeling van de teams. Na gebruik en ordening worden die gegevens gebruikt om te communiceren binnen de club.

1. Verzamel alleen gegevens die je nodig hebt.
2. Houd overzichtslijsten (bijvoorbeeld bij teamindeling) bewust minimaal
3. Verwijder bestanden / lijsten die afgerond zijn.
4. Plaats op de website alleen minimale overzichten. Bij voorkeur zonder: zonder geboortedatum, e-mailadres, woonadres,telefoonnummer
5. Houd lijsten voor jezelf een geef ze niet door.
6. Specifieke vragen om gegevens te verstrekken gaan naar bestuur of ledenadministratie.
7. Als iemand bezwaar maakt tegen vermelding, dan is dat geen probleem. Verwijder die persoon uit het bestand.

Gebruik e-mail.
1. Verzend e-mail alleen naar de personen met wie je wil communiceren.
2. Uitgebreide cc is niet nodig en vaak alleen maar verwarrend.
3. E-mail naar groepen alleen via BCC
4. Als iemand bezwaar maakt tegen verzenden, dan is dat geen probleem. Verwijder die persoon direct uit het bestand.

Foto’s.
1. Maak alleen van foto’s van personen die instemmen.
2. Maak en gebruik geen foto’s die kunnen leiden tot problemen voor betreffende persoon.
3. Plaats alleen foto’s (op website of in e-mail) van personen die instemmen.
4. Groepsfoto’s (bijvoorbeeld van het spel op het veld) mogen geplaatst worden op de website. Probeer wel in te schatten of er instemming is.
5. Als iemand bezwaar maakt tegen maken en/of plaatsen van een foto, dan is dat geen probleem. Verwijder die foto direct uit het bestand.

 

Swifterbant, oktober 2018